Receta: OpenOffice (Guadalinex 1.0)

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Introducción

OpenOffice es una aplicación de libre distribución que está incluida en su instalación de Guadalinex. Es un paquete ofimático multiplataforma compatible con la mayoría de los formatos de ficheros.

Integra las aplicaciones de edición de texto, edición de fórmulas, hoja de cálculo, presentaciones, dibujo, etiquetas, y tarjeta de visita. También dispone de otras herramientas de interés como Autopiloto(situada en el menú Archivo), la cual le ayuda a ralizar paso a paso, cartas, fax, presentaciones, etc.

La aplicación OpenOffice se asemeja a grandes rasgos a otros paquetes ofimáticos del mercado. Los entornos visuales son prácticamente igual y poseen las mismas herramientas.

Una de las grandes ventajas de Openoffice es que puede tanto leer como guardar en todos los formatos disponibles de otros paquetes ofimáticos del mercado. Gracias a esto, ficheros realizados con Openoffice, podrán ser abiertos en otras plataformas.

Algunas de las extensiones de los ficheros generados por Openiffice son, .sxw(Writer), .sxa(Dibujo), .sxc(Hoja de Cálculo), .sxi(Presentación), .sxm(Formula)...

Otra de las ventajas de Openoffice es la posibilidad de generar ficheros PDF a partir de os ficheros que se crean con las heramientas de Openoffice. Este formato es muy útil para presentaciones de documentos.

En esta receta aprenderá a usar las principales herramientas de Openoffice

OpenOffice

El paquete de OpenOffice se compone de las siguientes aplicaciones:

• El procesador de textos (Writer). En relación al tratamiento de textos, todos los sistemas profesionales, distinguen perfectamente las tareas de edición y procesamiento separadamente de la maquetación y formateo del mismo. Es decir, para editar un texto necesitamos solamente una aplicación que sea capaz de traducir nuestras pulsaciones del teclado, mientras que la recuperación del texto editado, por cualquier medio, principalmente impreso, con un aspecto personalizado que facilite su lectura, es una tarea que corresponde a un maquetador o formateador de textos.
  Con la extensión del uso de equipos informáticos para tareas ofimáticas, sobre todo en entornos domésticos, han aparecido soluciones intermedias con capacidades superiores a los editores de texto simples, pero muy alejadas de las posibilidades que brindan las aplicaciones de maquetación profesionales. OpenOffice Writer, el procesador de textos, se ubica en este contexto y cumple sobradamente las expectativas de formateo de texto que necesita cualquier usuario no profesional.
• El editor de fórmulas Math proporciona una interfaz simple para editar texto científico. Consta de una panel de selección que contiene operadores, símbolos científicos, expresiones, etc. y basta seleccionar cualquiera de ellos mediante una pulsación con el botón izquierdo del ratón para incorporarlo al documento. A los usuarios con cierta experiencia les resultará muy cómodo introducir directamente las expresiones en la ventana de comandos.
• La hoja de cálculo. Se trata de un programa que intenta aprovechar las ventajas informáticas y matemáticas para manejar y realizar cálculos sobre datos con bastante eficacia si éstos han sido previamente organizados.
  Una hoja de cálculo no utiliza exclusivamente fórmulas matemáticas; son también muchas las funciones que usan texto y las posibilidades que tiene para un docente son inmensas: calcular calificaciones de manera casi inmediata pudiendo variar los datos según nuestro criterio, imprimir etiquetas para sobres, realizar cálculos de los informes de asistencia a clase, estudios sobre las calificaciones de una tutoría, etc.
• El programa de presentaciones Impress. Es un programa de presentaciones proyectadas a través de diapositivas (pantallas completas) que un orador o ponente puede utilizar para presentar imágenes y textos juntos en un formato atractivo e interesante, aunque existe la posibilidad de incluir vídeos, animaciones, sonidos, etc.
  Igualmente, permite realizar acciones interactivas, es decir, en las que el usuario puede decidir qué camino sigue en la exploración de una serie de diapositivas (navegar ante un menú de opciones, por ejemplo). Sin embargo, puede ser utilizado para más cosas, en función de las necesidades y aplicaciones que queramos realizar: transparencias, composiciones de textos e imágenes para imprimir, etc.
  Incluso se pueden crear páginas web que después pueden ser traducidas automáticamente a lenguaje HTML para su publicación en la red. Su manejo es sencillo e intuitivo, ofreciendo muchas posibilidades, tanto de diseño como de manejo.
• El editor de gráficos. Draw le permite crear dibujos vectoriales, es decir, realizar todo tipo de líneas, círculos, rectángulos, objetos 3D, curvas, flechas, efectos, polígonos, insertar texto y otros objetos, etc.
• El editor de páginas web. Es un programa que sirve para crear o modificar páginas web en HTML. Le permite manejarla de una forma visual y no de la manera de escritura de código en un bloc de notas. Puede insertar cualquier tipo de objetos, como por ejemplo, imágenes, casillas de verificación, texto en el tamaño que desee tanto dinámico como estático, objetos de cualquier tipo, etc. Una herramienta muy útil para los usuarios menos avanzados en código HTML.

A continuación se describe una breve guía general de las principales funciones que puede realizar con las utilidades de OpenOffice descritas.

Para abrir la aplicación deseada, presione con el botón izquierdo del ratón sobre el menú Aplicaciones, situado normalmente en la parte superior izquierda de su escritorio de Guadalinex. Posiciónese con el cursor del ratón sobre Oficina, sitúese sobre OpenOffice y seleccione el programa que desee utilizar.

Para crear un documento nuevo, diríjase al menú superior izquierdo Archivo. Posiciónese sobre Nuevo y elija el documento que desee crear.

Para abrir un documento que tenga guardado en su disco duro, o en un disquete o cdrom, diríjase al menú Archivo antes referido y presione Abrir. Se abrirá una ventana donde deberá localizar el documento que desee abrir y presionar Abrir.

Si desea guardar un documento una vez retocado ya sea de Writwr, Calc, o cualquiera de las utilidades de Openofice, diríjase al menú Archivo y seleccione Guardar como. Según el tipo de documento que haya creado podrá guardarlo en distintos tipos de formato. Elija la extensión que desea darle al fichero, introduzca un nombre para el archivo y pulse Guardar.

Para imprimir un archivo de OpenOffice sitúese en Archivo y presione Imprimir. Cambie las opciones de impresión si lo ve necesario, y pulse Aceptar para comenzar la impresión.

Estas funcionalidades descritas, crear, abrir, guardar, imprimir, son generales a todas las utilidades de Openoffice. En el siguiente ejemplo se describe como escribir un fichero de texto con Writer, darle el formato deseado, imprimirlo, y posteriormente guardarlo en su disco duro y en un disquete.

1. Abra la aplicación Writer según se explica en la guia anterior general.
2. Inicie un documento nuevo según se explica en la guia superior.
3. A continuación se describen algunas funcionalidades que puede usar para darle un formato profesional a su documento.
4. Si presiona con el botón derecho del ratón sobre el fondo blanco del nuevo documento abierto, le aparecerán una serie de opciones para configurar el texto que va a escribir. Dichas opciones también aparecen en la barra superior de la ventana. Posicionándose con el ratón sobre cada una de ellas, tendrá una breve descripción de su utilidad.
   Seleccione el tamaño de letra que desea poner a su documento. Para ello presione con el botón derecho del ratón, y seleccione el Tamaño de letra, o dirijase a la barra de herramientas superior, y despliegue el menú, que por defecto está en 12, y seleccione el tamaño de letra deseado. Puede cambiar el tamaño de letra tantas veces desee a lo largo del documento.
5. En el caso de querer centrar las frases, suele quedar bien en los titulos, presione con el botón derecho del ratón sobre la página que está escribiendo, seleccione Alineación, y a continuación Centrado. Las otras opciones de Alineación son Alineación a la izquierda, a la derecha, y justificado a ambos lados. Esta última suele ser la idónea para escribir cualquier tipo de documento.
6. Algo interesante, sobre todo para documentos extensos, es la creación auntomática de índices. Para ello siga los siguientes pasos:
   1. Lo primero deberá asignarle a los titulos de cada sección de su documento un estilo de letra especial, llamado Encabezado, para lo cual presione con el botón izquierdo del ratón sobre Formato, posicionese sobre Estilo, y elija Catalogo. Seleccione Encabezado 1 y presione Aceptar. Esto agragará este tipo de estilo al desplegable Tipo de estillo situado en la barra superior de Writer. Cada vez que vaya a escribir un titulo de un apartado de su documento, deberá usar este tipo de estilo.
   2. Si su documento cuenta con subtítulos, repita el paso anterior, pero esta vez añada el estilo Encabezado 1, y use este tipo de estilo cada vez que escriba el titulo de un subapartado en su documento.
   3. Por último para generar su índice de contenidos coloque el cursor en el lugar donde desee insertar el índice, normalmente al comienzo del documento, dirijase a la barra superior de Writer y seleccione Insertar, posicionese sobre Indices y seleccione Indices.
   4. Le aparecerá una ventana donde puede seleccionar el tipo de índice que desea crear y una serie de opciones. Mantenga las opciones por defecto y presione Aceptar. Le aparecerá el índice de contenidos en el sitio elejidp.
   5. Si el índice no ha salido como esperaba, presione el botón Deshacer situado en la barra de herramientas superior, y vuelva a empezar el proceso de creación del índice. Tenga en cuenta que unicamente deberán tener los estilos Encabezados auellas frases que van a formar parte del índice. Si cualquier otra palabra o frase pesee dicho estilo, en el índice no aparecerán los titulos deseados.
7. Antes de acabar con el documento y guardarlo, es conveniente enumerar las hojas del mismo. Para ello primero presione con el botón izquierdo del ratón sobre Formato, y seleccione Página. En la ventana que le aparece, presione sobre la pestaña Pie de página, marque la casilla Activar pie de página y presione Aceptar. Le aparecerá en todas las páginas un pie de página. Posicionese cobre ella con el cursor y seleccione la opción Alineación a la derecha siguiendo las instrucciones que se indican más arriba en esta receta. Con esto conseguimos que el cursor esté en el pie de página a la derecha. Para introducir el número de página, presione con el botón izquierdo del ratón sobre Insertar, y en la opción Campos presione Número de página. Le aparecerá en todas las páginas el número correspondiente en la ubicación seleccionada, en este caso, abajo a la derecha.
8. Otra opción interesante que debe realizar antes de terminar su documento es el corrector ortográfico. Para ello, presione con el botón izquierdo del ratón sobre el icono de la barra de herramientas de la izquierda que contiene las letas ABC en su interior.
9. Para guardar el documento en el disco duro, presione sobre el icono Guardar situado en la barra de harramientas superior. Le aparecerá una ventana donde deberá elegir la ubicación donde desea guardar el archivo y el nombre que desea darle. Una vez hecho esto presione Guardar
10. Puede imprimir su documento en su impresora predeterminada, presionando el icono Imprimir situado en la barra de herramientas superior de Writer
11. Si el documento va a ser entregado a otra persona y se desea darle un formato profesional, se suele usar el formato pdf(vease receta Instalar plugins para más información sobre pdf). Para convertir su documento writer a pdf, presione con el botón izquierdo del ratón sobre Archivo, y seleccione Exportar en formato PDF. Seleccione donde esea guardar el fichero y presione Guardar